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Archiving & Document Management

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Dokumente werden heute noch weitestgehend in Papierform oder Microfiche archiviert. Kopien der Dokumente müssen an Niederlassungen verteilt und dort gespeichert werden. Oft ist die Brand- und Wassersicherheit der Archivierungsräume nicht gewährleistet. Die Suche nach archivierten Dokumenten gestaltet sich aufwändig und zeitraubend. Zudem sind neue gesetzliche Vorschriften zur Archivierung von Dokumenten zu beachten.

Der Umfang von SAP Datenbanken wächst im Laufe der Jahre ständig an. Dies kostet nicht nur wertvollen Festplattenplatz sondern beeinflusst die Performance des Systems erheblich, sodass zusätzliche Kosten für Hardwareaufrüstungen anfallen. Außerdem werden die Backupzeiten länger und es werden zusätzliche Speichermedien benötigt. Verschärft wird die Situation noch durch die Vorgaben der GDPdU, das Gesetz über die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen in Deutschland. Zusätzlich werden täglich im ganzen Unternehmen Mails, Tabellen, elektronische Textdokumente, Zeichnungen und Fotos erzeugt. All diese Daten werden auf File-Servern und zusätzlich auf lokalen Festplatten meistens unstrukturiert gespeichert und verändert, was zu Inkonsistenzen und zusätzlichen Speicherplatz führt. Mit entsprechenden Maßnahmen lassen sich folgende Effekte erzielen:

  • Beschleunigung von Bearbeitungszeiten
  • Reduktion von Suchzeiten
  • Sofortige Verfügbarkeit benötigter Informationen an allen Arbeitsplätzen
  • Erhöhung der Sicherheit vor Dokumentenverlust
  • Verbesserung der Systemperformance
  • Längere Nutzungszeit der vorhanden Hardware.

Alle diese Effekte tragen einzeln und erst recht zusammen zu erheblichen Kostenreduktionen bei. Es gibt folgende Ansätze zur Verbesserung der beschriebenen Situation:

  • Einsatz des SAP Content Servers
  • Auslagerung von SAP-Belegen
  • Elektronische Speicherung von Eingangsbelegen
  • Verwendung optischer Speicher

Alternativ zu einer inhouse-Archivlösung bietet itelligence auch den Betrieb kundeneigener Archivsysteme in einer sicheren RZ-Umgebung mit 24-Stunden-Betreuung oder eine ASP-Lösung mit zentraler Infrastruktur im Rechenzentrum auf Basis eines transparenten Preismodells. So ist ein Start in die optische Archivierung ohne Investition und Betreuungsaufwand möglich.

Fazit: Jedes Unternehmen benötigt ein individuelles Archivierungskonzept. Hierbei unterstützt itelligence mit Spezialisten, Tools, Methoden, Hardware und Services. Erfahrungen mit SAP Werkzeugen, im Gestalten von Workflows und dem Einsatz verschiedener, von SAP zertifizierter optischer Archivlösungen gewährleisten mit einer Vielzahl von Lösungsmöglichkeiten das jeweils benötigte Konzept.